Enligt myndighetsförordningen ska Sametinget, och alla andra myndigheter som lyder under regeringen, årligen lämna en sammanställning till JK med ärenden som inte avslutats vid årsskiftet. 

En granskning av de redovisningar som Sametingets lämnat de senaste åren visar ”att diarieföringen inte sköts tillfredsställande,” enligt JK.

Under senaste styrena

Bristerna i diarieföringen har pågått under både nuvarande och föregående sametingsstyre. Det äldsta ärendet registrerades 2016.

Framförallt har det varit ärenden som inte avslutats trots att det borde kunnat ske. De åtgärder som vidtagits har heller inte registrerats löpande. 

Försvårar insynen

”Bristerna är allvarliga då de försvårar både allmänhetens möjligheter att genom sin grundlagsfästa rätt att ta del av allmänna handlingar följa myndighetens arbete och myndighetens egen kontroll och uppföljning av handläggningen,” skriver JK i beslutet som fattades den 30 juni. 

Eftersom diarieföreningen fortfarande har allvarliga brister, kan Sametinget inte undgå kritik, konstaterar justitiekansler Mari Heidenborg, som skickat en kopia av beslutet till Kulturdepartementet.

Tar till sig kritiken

– Vi tar allvarligt till oss kritiken och får nu mobilisera oss på att förbättra rutiner så att samtliga ärenden diarieförs programenligt och avslutas när så bör i rimlig tid, säger Sametingets tillförordnade kanslichef Lars-Ove Sjajn tilll SVT Sápmi.

Hur kunde det bli så här?

– Hårt arbetstryck, och inte blev det bättre av att tre chefer avslutade sin anställning under 2022. Vi har helt enkelt för lite personal till adminstration.

Sametinget har i år påbörjat upphandlingen av ett nytt ärendehanteringssystem.

– Vi har stora förväntningar på att det nya diariesystemet kommer att ge bättre översyn och underlätta diarieföringen samt minska riskfaktorer, säger Lars-Ove Sjajn.