En hangar på Flygstaden i Söderhamn byggs om och blir under tre dagar till en mässa. Alla anställda på Region Gävleborg får möjligheten att besöka de så kallade Medarbetardagarna under en dag var, 2014. Landstinget och kommunförbundet Region Gävleborg skulle då slås ihop och man ville att medarbetarna skulle få en förståelse för nybildningen.

Två bolag fick ansvaret

Förvaltningschefen Kenth Larsson var den som fick ansvaret att genomföra Medarbetardagarna. Två bolag fick förfrågan att tillsammans iordningställa och inreda den tomma hangaren till mässhall.

– Frågan gick till två leverantörer som har visat att de kan jobba ihop, vilket var en nödvändighet. Det går inte att splittra upp den här riggningen av teknik, lokal och interiörer, vi måste ha dokumenterad samarbetserfarenhet. Här var det ingen fråga runt omkring utan vi gjorde ett urval ur de referenser vi känner till som kan genomföra så här stora publika evenemang på kort tid och med hög kvalitet.

Faktura på 9,2 miljoner

De två bolagen fakturerade tillsammans 9,2 miljoner kronor för de tre dagarna i Söderhamn, plus två extra dagar som behövdes. Enligt upphandlingslagstiftningen är en myndighet skyldig att genomföra en regelrätt upphandling om summan överstiger 535 000 kronor, men då var gränsen ännu lägre, 270 000 kronor. Men trots att Region Gävleborg var väl medveten om att de översteg gränsen med nio miljoner kronor struntade man i att låta andra företag få komma med anbud. När SVT hade de första kontakterna med Kenth Larsson per telefon gav han den här huvudförklaringen.

– Syftet och idén med hela upplägget var regionperspektivet, vi skulle ju bli region då. I en traditionell upphandling så kan vi inte ställa krav på att det ska vara lokala leverantörer, det får man inte göra i en upphandling för då riskerar vi att hamna någon annanstans med andra leverantörer i andra delar i landet. Det var en del av konceptet att ha lokala leverantörer från vår region i det här som vi skapar tillsammans med dem.

Kan man då strunta i att ha en upphandling, för att man vill ha en lokal leverantör?

– Det var vår bedömning i det läget så vi fullföljde inte regelverket fullt ut i det sammanhanget. Det kan Konkurrensverket ha synpunkter på och då får vi ta den diskussionen med dem då.

Konkurrensverket: Måste titta på nationell nivå

Enligt Malin de Jounge på Konkurrensverket finns det inte någon sådan möjlighet i regelverket, att låta förfrågan bara gå till lokala företag.

– Eftersom att det är ett så stort kontrakt så måste man åtminstone titta på nationell nivå och eventuellt också på europeisk nivå. Så att bara titta inom Gävleborg och göra en bedömning på de leverantörer som finns där är inte tillräckligt. Det är ju våra skattemedel det handlar om. Att slentrianmässigt köpa in saker utan att undersöka om det finns något som skulle fungera bättre blir ju inte det optimala inköpet, säger hon.

Tidsbristen var orsaken

Men när vi Kenth Larsson, ett par veckor senare, för att göra en TV-intervju får vi en ny version om varför Region Gävleborg inte annonserade ut uppdraget. I Upphandlingslagstiftningen finns ett undantag där man av tidsbrist kan avstå upphandling och nu är det just tidsbristen som är orsaken när han får samma fråga.

– Inför det här specifika tillfället stod vi inför en situation där vi stod och valde att göra det eller inte. Skulle vi göra det så var förutsättningarna att vi inte skulle hinna med att göra en korrekt upphandling i alla dess delar. Då gjorde vi ett medvetet val att det här var så viktigt för oss att genomföra att vi gjorde det ändå.

Har hänt tidigare

När vi granskat Region Gävleborg har det visat sig att Regionen vid upprepade tillfällen låtit bli att genomföra upphandlingar. Förutom Medarbetardagarna gjordes ingen upphandling vid den uppmärksammade TV-satsningen som Regionen planerade att göra. Ett år efter Medarbetardagarna anlitas samma bolag för 870 000 kronor till Chefsdagarna. Inte heller det upphandlades. Om de hade gjorts en offentlig upphandling som lagen säger hade det mycket väl kunnat bli ett konkurrenslopp mellan flera aktörer som pressat ner summan och på så sätt sparat pengar till skattebetalarna, säger Malin de Jounge.

– Det är ett kontrakt som säkert flera leverantörer skulle vara intresserade av och otillåtna direktupphandlingar är en av de allvarligaste överträdelserna av regelverket som finns. Där har man berövat leverantörerna all möjlighet att försöka tävla om kontrakten. De vet oftast inte om att det har skett och kan då inte heller klaga. De kan inte i efterhand försöka vara med att tävla om kontraktet utan loppet är ofta kört när de uppdagas att det har skett något, men alla fick inte vara med. På så sätt är det en väldigt allvarlig överträdelse eftersom det oftast sker i det fördolda.

11,3 miljoner borde ha upphandlats

Förutom kostnaderna för de bolag som byggde upp mässhallen har Regionen haft andra stora utgifter som till exempel inköp av mat för drygt 2 miljoner kronor. Totalt köpte Region Gävleborg in varor och tjänster för 14,7 miljoner kronor till Medarbetardagarna och 11,3 miljoner av dessa borde ha upphandlats. Något som inte ska hända igen, menar Kenth Larsson.

– I dag skulle vi hantera det annorlunda.

Vad är det som gör att ni skulle hantera det annorlunda idag?

– Vi önskar inte att frångå lagen eller regelverket. Det är vår högsta ambition att alltid följa lagar och regelverk och då måste vi vidta de åtgärder som krävs för att kunna göra det, men med fortsatt möjlighet att göra det vi anser är nödvändigt och viktigt. På så sätt är det en väldigt allvarlig överträdelse eftersom det oftast sker i det fördolda.